Notion vs Trello:輕量入門工具對決
兩套都能免費起步、都有完整繁中,但一個是文件為核心、一個是純看板。實測誌逐項對照免費層限制與付費後的真實差異。
資料查證日期 2026-07-28・價格與功能以各廠商官網最新公告為準
先講結論:如果你的團隊靠「卡片從左移到右」就能運作,選 Trello,當天就能上手;如果你的專案離不開會議記錄、規格文件與知識庫,選 Notion,把文件和任務放在同一個地方。兩家的繁體中文介面都是標配,免費版都能讓小團隊真的用起來——差別在於各自「免費的天花板」長在不同地方。
兩套工具的本質差異
Trello 是純看板工具:官方支援文件白紙黑字承認「Trello doesn't have a built-in task dependency management」,沒有內建任務相依,官方建議用檢查清單加卡片連結加 Butler 自動化來模擬。它也沒有團隊共編文件功能——協作文件是 Atlassian 集團另一個獨立計費的產品 Confluence。子任務同樣是弱項:沒有真正的子任務物件,只有檢查清單,而且檢查清單項目不會出現在 Timeline 或 Table 檢視。
Notion 的本質則是文件加資料庫,專案管理是用資料庫「拼」出來的。這讓它彈性極高,但也讓多數傳統 PM 功能停在「部分支援」:任務相依原生存在且免費版就有,但只在 Timeline 顯示箭頭,官方未定義 FS/SS/FF/SF 四種相依型態,只說「以線性方式連接任務」。完全沒有的功能包括資源負載視圖、基準線、關鍵路徑、預算成本模組、內建計時器與原生簽核流程——網路上「Notion 內建計時器」的說法,追查後全部來自使用者自製模板,不是產品功能。
逐項功能對照表
| 功能 | Notion | Trello |
|---|---|---|
| 公開價格 | Free US$0/人/月(2 人以上工作區有 block 上限、單檔 5MB、10 位訪客、7 天版本紀錄、僅 1 張圖表)。Plus US$10/人/月(無限 block 與檔案、無限訪客、30 天版本紀錄、自訂表單與完整自動化)。Business US$20/人/月(加 SAML SSO、90 天版本紀錄、表單條件邏輯、精細資料庫權限)。Enterprise 報價制(SCIM、稽核日誌)。年繳最高省 20%。Notion AI 已內含於 Business/Enterprise,超量走 credits:每 1,000 credits US$10。 | Free US$0(每 Workspace 上限 10 個看板與 10 位協作者、單檔 10MB、自動化 250 次/月)。Standard US$5/人/月(年繳)(看板與協作者無限、Custom Fields、單看板訪客)。Premium US$10/人/月(年繳)(開通 Timeline/Table/Calendar/Dashboard/Map 五種檢視、AI、CSV 匯出、自動化無限)。Enterprise US$17.50/人/月(年繳),⚠️ 最低 50 席、年度最低消約 US$10,000,內含 Atlassian Guard 的 SSO。Atlassian Guard 單買約 US$4/人/月起;部分合作夥伴 Power-Up 需另行訂閱。 |
| 任務/子任務管理 | ✅ 標配 | ◐ 部分 |
| 看板 Kanban 檢視 | ✅ 標配 | ✅ 標配 |
| 甘特圖/時間軸 | ◐ 部分 | 🧩 加購 |
| 任務依賴關係(前後置) | ◐ 部分 | 🧩 加購 |
| 里程碑與基準線 | ◐ 部分 | — 無 |
| 重複性任務/範本 | ✅ 標配 | ✅ 標配 |
| 人力資源負載檢視 | — 無 | 🧩 加購 |
| 工時追蹤(內建計時器) | — 無 | 🧩 加購 |
| 工作量估算與實際比對 | ◐ 部分 | 🧩 加購 |
| 請假/產能日曆 | ◐ 部分 | — 無 |
| 成本與預算追蹤 | ◐ 部分 | 🧩 加購 |
| 團隊共編文件 | ✅ 標配 | — 無 |
| 檔案版本控制 | ◐ 部分 | — 無 |
| 留言與 @提及 | ✅ 標配 | ✅ 標配 |
| 外部訪客/客戶權限 | 🧩 加購 | 🧩 加購 |
| 即時通訊整合(Slack/Teams) | 🧩 加購 | ✅ 標配 |
| 自動化規則(觸發條件) | 🧩 加購 | ✅ 標配 |
| 自訂欄位與資料型別 | ✅ 標配 | 🧩 加購 |
| 表單收集/需求受理 | ✅ 標配 | 🧩 加購 |
| 核准流程 | ◐ 部分 | — 無 |
| 多專案組合檢視 Portfolio | ◐ 部分 | 🧩 加購 |
| 儀表板與自訂報表 | 🧩 加購 | 🧩 加購 |
| 工作負載/燃盡圖 | ◐ 部分 | 🧩 加購 |
| 資料匯出 | ✅ 標配 | ◐ 部分 |
| 繁體中文介面 | ✅ 標配 | ✅ 標配 |
| 行動 App | ✅ 標配 | ✅ 標配 |
| SSO 單一登入 | 🧩 加購 | 🧩 加購 |
| API/第三方串接 | ✅ 標配 | ✅ 標配 |
免費層的天花板:10 個看板 vs block 上限
價格註記:以下皆為官網牌價(2026-07 查證,以官網為準)。
兩家的免費版都是「真的能用」,但撞牆的方式不同:
- Trello Free:每個 Workspace 上限 10 個看板、10 位協作者,單檔 10MB,自動化每月 250 次。對一個部門級小團隊來說,10 個看板可以撐很久;先撞牆的通常是第 11 位協作者。
- Notion Free:2 人以上的工作區有 block 上限、單檔 5MB、10 位訪客、7 天版本紀錄、僅 1 張圖表。一個人用幾乎無感,但多人共用工作區時,block 上限會逼你在內容累積到一定量後付費。
升級價位上,Trello 便宜一階:Standard US$5/人/月(年繳)就解鎖無限看板與協作者;Notion 最低付費是 Plus US$10/人/月。但要注意 Trello 的 Timeline、Table、Calendar、Dashboard 檢視與 CSV 匯出全鎖在 Premium US$10/人/月——想要「看板以外的檢視」,兩家的實際價格其實是同一個數字。
付費前要知道的三個陷阱
- Trello 的訪客成本:Standard 與 Premium 方案,被加入 2 個以上看板的外部人會按正職席次計費,只有 Enterprise 免授權。客戶、外包多的團隊要先算這筆。
- Trello 的加購堆疊:相依關係(Hello Epics 約 US$3.25/人/月)、工時(Everhour/TimeCamp/Clockify)、燃盡圖(Corrello)多為第三方 Power-Up 另外付費,實際 TCO 明顯高於牌價。
- Trello 的匯出限制:JSON 全方案可用但只含最近 1,000 筆活動,CSV 需 Premium,且官方明言無法再匯入重建。Notion 的資料匯出則是標配。
自動化、訪客與 SSO:三個容易被忽略的分野
自動化這一項,兩家的位置剛好相反:Trello 的自動化(Butler)在 Free 就有,每月 250 次,Standard 之上額度放大,Premium 無上限;Notion 的完整自動化與自訂表單則要 Plus 才解鎖,免費版拿不到。如果你的流程重度依賴「卡片移動就觸發動作」,Trello 免費版就能先驗證,Notion 得先付費才試得出來。
訪客政策也是反過來的:Notion Free 給 10 位訪客,Plus 直接無限訪客;Trello 則如上述,Standard 與 Premium 的外部人一旦被加進 2 個以上看板就按正職席次計費。客戶協作多的接案團隊,這一項就足以決定勝負。
SSO 對小團隊則是兩難:Notion 的 SAML SSO 在 Business US$20/人/月就有;Trello 的 SSO 內含在 Enterprise US$17.50/人/月,但最低 50 席、年度最低消約 US$10,000,不足 50 人的公司只能單買 Atlassian Guard(約 US$4/人/月起)拼裝。需要 SSO 又不到 50 人的企業,Notion 的路徑單純得多,細節見 SSO 成本專文。
繁中支援:難得的雙滿分
繁中支援方面兩家都完整:Notion 官方語言清單把繁中與簡中列為兩個獨立選項(行動版語言跟隨手機系統,不吃 App 內設定);Trello 繁中介面也是標配。這點在本品類並非理所當然——同場加映的 ClickUp 完全沒有中文,詳見繁中支援總整理。
怎麼選
- 選 Trello:流程單純、以卡片流動為主的 5–50 人行銷、內容、營運團隊;要極低學習曲線,當天上手。
- 選 Notion:需要把知識庫、會議記錄、規格文件與任務追蹤放在同一工具;以「文件驅動」而非「排程驅動」的專案。
- 兩個都不選:需要任務相依、里程碑、基準線的正式專案管理(工程、營建、SI 導入),這是兩家共同的缺口,請看選購指南往 Wrike 或 Jira 方向找。
下一步
- 還在觀望免費方案?看專案管理免費方案總比較。
- 想知道 Notion 對上功能更多的對手表現如何?看 Notion vs ClickUp。
- 全品類牌價一次看:專案管理行情頁;常見疑問先讀 FAQ。