專案管理選購常見問題

5 人以下、專案週期短、不需要跨專案彙總，免費版通常撐得住，但要先確認三件事會不會卡死你。 第一是人數硬上限。Asana 免費版上限 2 人，5 人團隊直接出局，不是功能不夠，是根本進不去。 第二是資料出口。ClickUp 免費版完全不能匯出資料，付費的 Unlimited 也只有 5 次，等於一開始就把退路封住。 第三是你真正要的功能在不在免費層。monday.com 的甘特圖與自動化都不在最低階方案，Trello 不分方案都沒有內建任務相依管理，相依、工時、燃盡圖都得靠第三方 Power-Up 另外付費。 驗證動作：用免費版跑完一個真實專案的完整週期（開案到結案），中途刻意做一次「把所有資料匯出成 CSV 或 Excel」。匯不出來，就代表這家不能當長期主力，最多只能當試水溫。

繁中支援實際上分三級，差別比想像中大。 完整繁中：monday.com（15 種語言，繁簡皆有）、Asana（14 種語言，有繁中反而沒簡中）、Notion、Trello、Wrike（2022 年 12 月官方公告支援繁中）。 介面有、生態沒有：Jira 介面可切繁中，但官方說明文件只有英文與日文，多數 Marketplace 外掛與 AI 功能仍是英文，一遇到設定問題就得看英文文件。 完全沒有中文：ClickUp（官方意見板上這項需求 2018 年就開立、累積 191 票，至今未實作）、Smartsheet（只支援 8 種語言）、Linear（帳號設定裡根本沒有語言選項）。 判斷依據不是「主管看不看得懂」，而是「最不熟英文的那位使用者能不能自己完成日常操作」。工程團隊全英文沒問題；一旦要拉業務、行政、外包廠商進來協作，沒中文的工具會出現「有人乾脆不進系統」，資料就開始失真。 驗證動作：試用時請團隊裡英文最弱的同事，不看教學獨立完成建立任務、指派、回報進度三個動作。

因為首頁標的價格通常是「協作工具」的價格，「專案管理」的功能在上面一階。 以 monday.com 為例，US$9 的 Basic 連自動化和甘特圖都沒有；依賴關係、里程碑、基準線、工時追蹤這四項全部鎖在 US$19 的 Pro，而且付費最低 3 席起。要真正做專案管理，多數團隊的起跳價是 US$19 而不是 US$9，加上席次門檻，落差往往超過兩倍。 這不是單一廠商的問題，是品類通則。Smartsheet 的 Pro 方案完全不能用 API，要做任何系統串接就得升 Business；Trello 的相依、工時、燃盡圖都要另外付費買 Power-Up。 驗證動作：先列出你的 5 項必要功能（例如相依、甘特、工時、API、權限管控），再到官網方案比較表逐項打勾，用「五項全有的那一階」乘席次算總價。同時確認最低席次門檻與年繳／月繳價差，不要用首頁標價編預算。

monday.com、Asana、ClickUp、Smartsheet 四家主流都沒有 TWD 計價，官網也都沒有提到台灣統一發票。ClickUp 的稅務條款所列課稅轄區更明確不含台灣。直接刷卡訂閱的結果是只拿到一張英文 invoice，能不能核銷完全看貴公司會計與稅務顧問的接受度。 解法是走台灣代理商，但先看清楚一件事：台灣沒有任何一家代理商在網頁上公開價格，一律「詢價」。所以真正該問的不是「多少錢」，而是「這個工具在台灣有幾家能報價」。 通路密度差很多。Atlassian 在原廠目錄可查到台灣至少 9 家（友環 Linktech 為 Platinum）；Asana 有戴博斯與聚上雲兩家原廠認證 Gold Partner；Wrike 只有德駏 CTBI 一家對得上目錄；ClickUp、Notion、Miro 的原廠目錄篩台灣則是掛零，只能走「代購開票」。 ⚠️ 比價時務必核對統編避免「假三家」：友環企業（66815266）、蜂潮（90452270）、戴博斯（82897497）共用董監事與同一組傳真號碼，找這三家分別報 Atlassian／Smartsheet／Asana，等於同一個團隊報了三次。另外「友環企業股份有限公司」與「友環股份有限公司」（28633239）是兩家不同公司。 驗證動作：要求把報價拆成「授權費」與「導入服務費」兩段，否則你分不出自己在買服務還是付通路稅；並確認能否開三聯式發票、報價含不含匯率調整機制、技術支援是代理商自己處理還是轉原廠。

有，而且是白紙黑字——政府決標公告全文可檢索，這是台灣少數能拿到真實成交價的管道。 實際兩個案子方向完全相反。交通部鐵道局「Asana 軟體 50 人一年授權」由戴博斯以 NT$185,000 得標，換算每人每年約 NT$3,700（含稅），比 Asana Starter 牌價換算的約 NT$4,260 還低約 13%——因為戴博斯與聚上雲兩家 Gold Partner 在同一案互咬（聚上雲報 206,378 落敗）。反過來，台灣中油「Wrike Business 10U 一年版」決標 NT$133,350，每人每年 NT$13,335，比牌價換算的約 NT$9,690 高約 38%，因為 Wrike 在台灣通路稀薄。 所以「透過代理商一定比較貴」不成立，「通路只有一家時一定比較貴」才成立。 驗證動作：談之前先去台灣標案網（bid.twincn.com）全文檢索你要買的產品名，把找得到的決標金額當議價錨點。同時把人數寫進合約標題與規格——鐵道局那筆之所以能被換算單價，就是因為標題載明 50 人；你自己的合約這樣寫，續約時才有基準。（註：上述換算跨年度且匯率為概估，用途是當談判起點，不是精確報價。）

會直接讓你「無法用公開牌價估算」。ClickUp、Smartsheet、monday.com、Asana 四家的 SAML SSO 全部鎖在最高階的 Enterprise 方案，而 Enterprise 一律沒有公開價格，必須走 RFQ 報價。 實務影響有兩個。一是預算：從 Pro 跳到 Enterprise 的漲幅通常不是幾成，而是倍數，且多半綁年繳與最低席次。二是時程：RFQ 加上法務審約，一兩個月是常態，不能用「刷卡就上線」的節奏規劃導入。 所以先分清楚 SSO 是硬性要求還是方便性需求。若是資安政策或稽核明文要求，選型初期就要把 Enterprise 報價一併拿到，別用 Pro 試用談出結論才發現買不起。若只是想少記一組密碼，用 Google／Microsoft 帳號登入加上雙因素認證多半就夠。 驗證動作：發 RFQ 時明確問三件事——SCIM 自動佈建與離職自動停用是否包含、稽核日誌保留多久、最低席次與合約年限。

三個地方最常算錯。 一是級距購買。Asana 的席次以級距計，30 席以內以 5 為單位，你買不到剛好 7 席，只能買 10 席，等於先付 3 席空額。 二是最低門檻。monday.com 付費最低 3 席，2 人團隊也得付 3 個人的錢。 三是訪客與唯讀者。各家定義差很多，Smartsheet 的 Guest 若要有編輯權限就得升到 Business 方案。外部廠商、客戶、跨部門偶爾看報表的主管，人數常常比正職還多，這一項算錯整份預算就失真。 驗證動作：先把使用者分三類——每天操作、每週更新、只看報表，拿這三類人數去問廠商各自是否佔席次、佔哪一種席次。另外問清楚年中加席怎麼計費（是否按比例補差額）、減席能不能在續約前生效（多數不行，只能等續約）。

先問自己一個問題：你的專案裡是否存在「A 沒做完 B 就不能開始」，而且延遲會連鎖影響對外交付日？如果答案是否，你要的其實是看板加期限提醒，不是甘特圖。 真正需要相依與基準線的，是有外部合約交期、多方交付互卡、需要對客戶或高層解釋「為什麼會延、延多久」的專案，例如系統導入、硬體開發、活動籌辦。純軟體迭代團隊多半用不到，反而會被維護相依關係的成本拖累，最後圖表沒人更新。 也要注意這些功能的位置。monday.com 的依賴關係、里程碑、基準線都在 US$19 的 Pro；Trello 官方明文承認沒有內建任務相依管理，得靠第三方 Power-Up 另外付費。 驗證動作：試用時用一個真實的延遲情境測——把某個任務往後推三天，看系統會不會自動順延後續任務、並提示哪個里程碑受影響。做不到的話，甘特圖只是一張漂亮的靜態圖。

重點不是「有沒有工時欄位」，而是「工時能不能自動長成可對帳的成本與帳單」。 三個常見落差。第一，Jira 的內建時間追蹤只能手動 Log work，沒有碼表，要真正的工時表與成本報表得另購 Tempo 之類的外掛。第二，monday.com 的工時追蹤鎖在 US$19 的 Pro，Basic 沒有。第三，Smartsheet 的 Resource Management 是另購模組，不含在一般方案內。 再往下一層，多數通用工具沒有「人員成本費率」的概念，算得出投入時數卻算不出毛利，要嘛自己接 BI，要嘛加購模組，兩條路都要另外編預算。 驗證動作：試用期用真實一個月的資料跑一次——每人每天記工時，月底要能匯出「專案 × 人員 × 時數 × 費率」的明細，並和你現有的請款單對得起來。對不上就代表你最後還是得靠 Excel，那這項功能就不該算進採購理由裡。

先認清定位不同，不要直接跟 monday、Asana 放同一張比較表。孟華 ePM、華苓 iProject、新人類 WebPMIS、百加 101Project 走的是企業導入與 PMBOK 治理路線，賣點是專案報表、簽核流程、與內部系統整合，買家是要交管理報表給高層的 PMO，而不是每天要打開它工作的執行團隊。 它們對的時候：需要地端部署或資料不出境、要與既有 ERP 及簽核系統整合、需要中文合約與在地顧問到場導入、組織有正式 PMO 與稽核需求。特別是公部門——政府「雲端服務」共同供應契約的 SaaS 品項裡，Atlassian、Jira、Asana、monday.com、Smartsheet、ClickUp、Notion 一個都沒有，機關要買只能自辦個案採購。 它們不對的時候：你要的是團隊自己願意天天打開的協作工具。PTT Tech_Job 上台灣 PM 自己列的工具清單裡一個本土產品都沒有，這個訊號值得參考。 另外，有公開牌價的台灣產品其實不多：Ragic（US$5–19／人／月）、WorkDo（NT$30–60／人／月）、101Project（NT$1,500／月含 3 帳號），其餘多為專案報價，要編預算得先發需求書。 提醒：營建工程的專案管理是完全另一個市場，受工程會施工日誌格式與 PCCES 電子標單規範，核心是估驗計價、發包分包與執行預算，通用工具做不到也不會做，別混在同一份評比裡。

選型時就假設三年後會換，再回頭檢查匯出能力，結論常常會不一樣。 ClickUp 免費版完全不能匯出資料，付費的 Unlimited 也只有 5 次；Smartsheet 的 Pro 方案完全不能用 API，要程式化取資料就得升 Business。這兩種限制的共同效果是：平常感覺不到，真的要搬家那天才發現出不去。 匯得出來也不等於帶得走。真正會流失的是附件檔案、留言討論串、任務相依關係、自動化規則、自訂欄位選項與歷史異動紀錄。多數工具的 CSV 匯出只有任務主體，附件與留言要另外處理，相依關係常常直接消失。 驗證動作：試用期就做一次完整匯出，打開檔案逐項確認附件連結還能不能開、留言有沒有保留、相依欄位有沒有值。簽約前問廠商三件事——支援哪些匯出格式（CSV／JSON／API）、有沒有匯出次數或方案限制、終止合約後資料保留多久還能下載。