專案管理免費方案殘酷比較：2 人上限、匯出封鎖、看板限額

先講結論：九個主流專案管理工具裡，免費版真正能讓一個小團隊長期用的只有少數幾家。多數免費層的設計目的不是讓你用，而是讓你在某個上限撞牆後升級——有的卡人數（Asana 2 人）、有的卡出口（ClickUp 完全不能匯出）、有的根本沒有免費版（Smartsheet）。這篇逐家拆解免費層的真實限制，最後告訴你哪些訊號出現就該付費了。所有數字皆為官網牌價（2026-07 查證，以官網為準）。

逐家拆解：免費層到底給了什麼

Asana：上限 2 位使用者，5 人團隊直接出局

Asana 的 Personal 方案 US$0，但上限 2 位使用者。要注意的是，Asana 的免費方案是從過去較高的人數縮到只剩 2 人，網路上的舊資訊不能沿用。第 3 人加入就得買 Starter US$10.99／人／月（年繳）。對 3 人以上的團隊來說，這不是功能夠不夠的問題，是根本進不去。

monday.com：2 席加 3 個看板，只夠當展示品

monday.com 的 Free 同樣硬上限 2 席，外加只有 3 個看板。更麻煩的是付費方案最低 3 席——2 人團隊想升級也得付 3 個人的錢。免費層試不出什麼，付費層又有門檻，2–3 人團隊在這裡的彈性最差。

ClickUp：成員無限，但資料進得去出不來

ClickUp 的 Free Forever 看起來大方：成員無限。但代價藏在別處——儲存空間只有 60MB、僅 1 個表單，最致命的是完全不能匯出資料。升級到 Unlimited US$7／人／月（年繳）也只有 5 次匯出，無限匯出要 Business US$12。儀表板在 Free 也只有 60 次使用額度。等於一開始就把退路封住：資料養在裡面越久，離開的成本越高。

Trello：10 個看板、10 位協作者，小團隊夠用

Trello 的 Free 給每個 Workspace 上限 10 個看板與 10 位協作者、單檔 10MB、自動化每月 250 次。對流程單純的單一小團隊來說是九家中相對能用的免費層。但注意匯出：CSV 匯出需 Premium US$10，Free 只能用 JSON，而且只含最近 1,000 筆活動，官方明言無法再匯入重建。

Jira：上限 10 人，免費層最寬

Jira 的 Free 上限 10 人、2GB 儲存、自動化每月 100 次。10 人的額度足夠一個完整的開發團隊，而且有個常見誤解要更正：Timeline 檢視全方案含 Free 都有，不是 Premium 限定。10 人以下的開發團隊，Jira Free 是真的可以長期用的選項；撐不下時 Standard US$7.91／人／月的門檻也是相對低的。

Notion：個人無敵，2 人以上開始鎖

Notion 的 Free 對單人幾乎無限制，但 2 人以上的工作區就有 block 上限，外加單檔 5MB、10 位訪客、7 天版本紀錄、僅 1 張圖表。block 上限的特性是漸進的：不會一開始撞牆，而是內容累積到某天才撞上去。團隊要長期用，實際上就是 Plus US$10／人／月起跳。

Linear：成員無限，但 250 個 issue 很快到頂

Linear 的 Free 成員無限，但上限 2 個 team、250 個 issue、單檔 10MB。對活躍的開發團隊來說 250 個 issue 撐不了太久，到頂就得買 Basic US$10／人／月（年繳）。另外提醒：Linear 完全沒有中文介面，帳號設定裡根本沒有語言選項。

Smartsheet：已經沒有免費方案

Smartsheet 官網已無免費方案，只有 30 天試用。試用結束就是 Pro US$9／成員／月（年繳）起跳，且 Pro 限 1–10 名成員、API 完全不能用。把 Smartsheet 放進「免費工具備選清單」的文章都是過時資訊。

Wrike：有免費版，但沒有甘特圖

Wrike 的 Free 只有看板與表格檢視——沒有甘特圖、沒有自動化、沒有儀表板。Wrike 的賣點恰恰是甘特圖、基準線與資源負載，免費版等於把賣點全部拿掉，只能當介面試用，測不出這個產品真正的價值。要看甘特圖至少要 Team US$10／人／月（席次 2–15 人）。

誰的免費版真能長期用

• 能長期用：Jira（10 人、含 Timeline，開發團隊首選）、Trello（10 看板內的單一小團隊）、Notion（個人或 2 人以下）
• 只能試水溫：monday.com（2 席 3 看板）、Wrike（核心功能全被拿掉）、Linear（250 issue 到頂就結束）
• 要特別小心：ClickUp（不能匯出，資料會被鎖在裡面）、Asana（2 人上限，多數團隊直接不適用）
• 沒有這回事：Smartsheet（僅 30 天試用）

什麼訊號出現，就該付費了

1. 撞到人數上限。Asana 第 3 人、Jira 第 11 人、Trello 第 11 位協作者——人數上限是硬的，沒有繞路
2. 需要把資料帶出來。做一次「把所有資料匯出成 CSV 或 Excel」的實測，匯不出來就代表這家不能當長期主力
3. 你要的功能根本不在免費層。monday.com 的甘特圖與自動化都不在最低階方案；Wrike Free 連儀表板都沒有。與其用免費版硬撐變形的流程，不如把「必要功能所在的那一階」的總價算清楚
4. 額度型限制開始月月見底。Trello 自動化 250 次／月、Jira 100 次／月、Notion 的 block 上限——當你開始「省著用」，就是該升級的訊號

驗證動作：用免費版跑完一個真實專案的完整週期（開案到結案），中途刻意做一次完整匯出。這兩關都過，才考慮長期免費使用。

下一步

升級前先把付費層的真實價格算清楚——首頁標價和你實際要買的那一階常常差兩倍，見2026 專案管理行情總覽與方案陷阱總整理。還沒決定候選名單的話，回選購指南走一次決策框架，或到行情頁看九家完整牌價。