補教／才藝班系統選購常見問題

短期撐得住。判斷依據不是學生數，而是三件事。 第一，家長會不會一直問「我家小孩到了沒」。LINE 群組發不了個別訊息，你只能一個一個私訊，這是最先崩潰的環節。第二，期繳學費是否已經開始漏收或算錯。第三，是否發生過退費爭議、而你拿不出上課紀錄。 三題都否，可以先不買，把錢花在招生上。只要第一題是，就已經該買了——到班離班通知是這個品類的核心價值，跟排課無關。 驗證動作：連續兩週記錄行政人員每天花在「回覆家長詢問」「對帳誰還沒繳」的分鐘數，乘上時薪。若每月人力成本超過 NT$3,000～4,000，訂閱型系統就已經划算。 另一個常被忽略的風險：Excel 存學生個資與家長電話，員工離職帶走完全沒有紀錄，出事時你連誰動過都查不到。

這是最容易被低估的成本，而且經常比系統本身還貴。 算法很簡單：每個學生每天到班、離班各一則，一個月實際上課日約 22～26 天。100 個學生就是每月 4,400 則以上。簡訊一則常見落在 NT$0.8～1.5，等於每月 NT$3,500～6,600，一年 NT$4～8 萬。這還沒算成績通知、催繳、停課公告。 LINE 官方帳號推播單則成本較低，但前提是家長要加好友且沒有封鎖，實務上覆蓋率不會是 100%。 一定要問廠商五題：方案內含多少則、超出後單價多少、走簡訊還是 LINE、LINE 發送失敗會不會自動改發簡訊（這最花錢）、哪些訊息類型也計入額度。 驗證動作：拿你真實的學生數與上課日，請廠商出一份書面的一年通訊費試算，並要求提供同規模客戶的平均用量級距。口頭說「不多啦」的一律不採信。

能幫的不是「算」，是「舉證」。台灣補習班受定型化契約應記載事項相關規範，退費多以已授課時數比例計算。實務爭議九成不是算錯金額，而是家長主張只上了幾堂、你拿不出可信紀錄。 要看三件事。第一，退費試算的已授課基礎是取自「實際到班打卡紀錄」還是「排課表」——只取排課表的系統，遇到請假、補課、停課就站不住腳。第二，能不能一鍵產出退費試算單，列出原繳金額、已上時數、扣除項目、應退金額，並列印給家長簽名。第三，退費與異動紀錄能否留下操作者與時間、不可事後竄改。 驗證動作：Demo 時當場給一個複雜案例——繳了 48 堂、實到 13 堂、其中 2 堂請假、1 堂已補課——看系統算出什麼、能不能直接列印。若要業務用 Excel 手算再回填，等於沒有這個功能。 提醒：退費比例與契約條款的法遵責任仍在班主任身上，系統只是留痕工具，契約內容建議另請專業人士檢視。

這個品類三種商業模式同時存在，不同計價方式不能直接比年費。 校掌雲官網公開的是綁年限方案（2 年 NT$48,000／3 年 NT$64,800／5 年 NT$90,000，未稅）；補教王主打純雲端、免建置費，雲市集方案約 NT$60,000／年；普大則是傳統單機套裝買斷。 各自要追問的地雷不同。買斷型：第二年起的維護費怎麼收（常見為授權金的 15～20%）、Windows 或資料庫升級要不要另外付、換電腦重灌授權如何處理。綁年限：期滿續約是原價還是屆時新價、中途終止能不能按比例退。訂閱型：漲價提前多久通知、學生數超過級距怎麼跳價。 驗證動作：自己做一張三年現金流表，欄位固定為建置費、年費或維護費、簡訊/推播費、教育訓練費、資料轉出費，要求三家廠商填同一張表。多數人只比第一欄，但真正拉開差距的是簡訊費與轉出費。

家長 App 的價值完全取決於安裝率，而安裝率不是廠商的責任，是你的。 判斷依據：直接問廠商「你們現有客戶的家長平均安裝率是多少」。答不出來，或低於六成，就該把 App 定位成加分項，主力通知管道仍是簡訊或 LINE——因為家長本來就有。 好校通這類以家長端 App 為核心設計的產品，要特別確認一件事：家長沒裝 App 時，通知會不會自動降級為簡訊或 LINE，還是就這樣沒送到。沒有降級機制，等於你花錢買了一個一半家長收不到的通知系統。 其他實務問題也要問清楚：一個孩子能不能綁多位家長（爸媽加阿公阿嬤）、一位家長能不能同時看多個孩子、換手機怎麼轉移。 驗證動作：Demo 時把你自己的手機交給廠商，請他當場走一次家長端註冊流程，計時。超過 3 分鐘、或需要輸入驗證碼超過兩次，你班上的長輩家長就裝不起來。

不要看廠商準備好的順利案例，那都能演。給他們四個真實情境當場操作。 一、學生請假：系統會不會自動記為可補課次數，剩餘堂數怎麼變動。二、跨班補課：學生補到另一個班別、另一位老師的課，堂數與老師鐘點各自怎麼認列。三、全班順延：颱風停課，能不能一次調整整班課表並自動通知所有家長。四、多科衝堂：學生同時報兩科，其中一科調課會不會撞到另一科，系統會不會擋。 驗證動作：要求廠商用你真實的一週課表操作，你在旁邊數他點幾下。如果一次補課要跳三個畫面、或必須先刪掉再重新新增，導入後行政人員不會用，三個月內一定回到紙本。 還有一個關鍵串接要當場確認：補課與請假紀錄有沒有自動進到退費試算的已授課時數。兩邊各算各的，退費爭議時就會出事。

判斷依據很單純：車數、路線穩定度、臨時異動頻率。 只有一台車、固定路線、每天同一批孩子，用紙本點名表加 LINE 通知其實撐得住，接送模組屬於加分。真正需要系統的是這三種情況：兩台以上車、常有臨時搭車或今天不搭、司機需要即時知道今天要載誰。 要問的功能有四項：上車與下車能不能各自打卡並分別通知家長（不是只有到班一則）、路線與名單能不能當天臨時調整、該上車卻沒上車有沒有主動警示、司機端是 App 還是還要印紙本。 這裡的重點跟其他模組不同：漏載是安全事故等級的風險，主動警示機制比任何報表都重要。 驗證動作：直接問廠商「小孩該上車卻沒上車，系統在幾分鐘後、用什麼方式、通知誰」。講不出具體時間與通知對象，就是沒做這個功能，只是把紙本搬到螢幕上。

開第二校區最痛的不是資料分開，是「共用」與「分權」。這四件事現在就要驗證。 一、師資與課程能不能跨校區共用，同一位老師跑兩校的鐘點怎麼分攤計算。二、學生跨校區補課時，堂數扣除與收入認列歸到哪一校。三、權限能不能做到 A 校主任只看得到 A 校、你看得到全部，且薪資與財務資料可單獨鎖。四、報表能合併看，也能一鍵拆開單校看。 計價方式也要同時談清楚：多校區是另外買一套、加收授權費、還是依總學生數計價。這在綁年限的方案型產品（例如校掌雲的年限方案）與純雲端訂閱（例如補教王）之間差異很大。 驗證動作：現在就請廠商同時報「一校」與「三校」兩份價格，並寫進合約附件當作未來擴充的約定價。等你真的開了第二間再談，議價籌碼完全在對方手上。

能幫的是「產出可用的資料」，不是「自動送件」。任何宣稱全自動申報的說法都要打折。 各縣市設有短期補習班資訊管理系統，班別、師資、學生數等資料需依規定維護更新。要問廠商的是：能不能匯出符合你所在縣市欄位格式的學生名冊與班別資料、師資資格欄位（學經歷、相關證明文件到期日）有沒有地方管理並自動提醒到期。 定型化契約部分，看系統能否產出含必要記載事項的契約範本、記錄家長簽署日期、留存契約 PDF 或掃描檔，以及日後查調是否方便。 驗證動作：把你所在縣市的申報欄位表印出來交給廠商，請他當場示範匯出並逐欄對照，看缺哪幾欄要手工補。 保守提醒：補習班受定型化契約應記載事項相關規範，法遵責任在班主任身上，系統只是留痕與備查工具。契約條款內容仍建議請律師或所屬公會協助檢視，不要直接沿用廠商內建範本。

這題要在簽約前問，不是要走的時候才問。那時你沒有籌碼。 要問到具體答案的四項：一、學生基本資料與家長聯絡方式能不能由你自行匯出 Excel／CSV，還是必須付費請廠商處理。二、繳費紀錄能不能連同日期、金額、經手人一起帶走。三、到班打卡與上課歷程能不能匯出——這是退費爭議的舉證基礎，最容易被鎖住。四、合約終止後資料保留多久、以什麼格式交付、要不要另外收費。 兩種架構各有陷阱。單機買斷型（例如普大這類傳統套裝）資料在你自己電腦上，看似安全，但資料庫格式可能只有原廠工具讀得懂，換系統一樣搬不動。純雲端（例如補教王）省事，但你手上完全沒有一份備份。 驗證動作：拿試用帳號建三筆假資料，當場自己按匯出，看實際拿到什麼檔案、欄位齊不齊。廠商說「可以匯出」但要工程師另外處理，實際上就是不能。